Digital Sistem Public Relations (PR) Menggunakan Media Sosial

WWW.SIRAJULFUADZIS.COM, – Digital Sistem merupakan semua sistem yang digunakan menggunakan sistem digital sebagai basis datanya. Dalam kegiatan Public Relations (PR) atau yang biasa dikenal humas di era digital, sudah ada pergeseran mendasar dalam menyebarluaskan informasi perusahaan kepada publik.

Tugas PR bukan hanya untuk pencitraan semata (Nasrullah, 2017), melainkan juga adanya komunikasi timbal balik dan saling pengertian antar perusahaan dan publik (Cutlip, 2000 : Jefkins, 2004, Lettimore, 2004). PR saat ini sudah menggunakan media sosial sebagai media yang mudah dalam menerbitkan rilis dengan waktu yang cepat.

Digital Sistem dalam dunia PR, baru digunakan oleh praktisi sekitar lima tahun belakangan dalam mendistribusikan pesan-pesan terkait perusahaan. Hal ini terjadi juga seiring perkembangan akses internet menjadi lebih cepat dan sudah pada tingkatan 4G, sudah tersebar luas di wilayah Indonesia.

Pada tataran ini, PR punya tugas membuat, menjalan, mengurus akun-akun media sosial seperti website, facebook, twitter, Whatsapp, Linkedin, dan beragam aplikasi media sosial lainnya. Tanggungjawab tim PR dalam perusahaan adalah dari tahap pengolahan konsep informasi, pengajuan postingan informasi kepada pimpinan dan distribusi pesan menggunakan media sosial.

PR dalam menggunakan media sosial bisa menentukan khalayak mereka, baik itu akun yang bersponsor atau akun yang tidak punya sponsor. Klayak dalam kajian media massa, biasanya mengartikan sebagai sekolompok orang yang menerima pesan. Dalam karya Ross dan Nightinangle (2003-45), buku media and Audience New Perspectives memberikan beberapa dalam mngertikan khalayak.

Menurut mereka, khalayak memang merujuk pada kajian penyiaran awal dan akses tehadap informasi. Arti itu berkembang sesuai dengan kajian apa yang dipakai kacamata dalam memandang term khalayak (Nasrullah, 2017).

Pada konteks pembahasan ini, tentu khalayk adalah orang-orang yang punya akun media sosial yang dijaring oleh perusahaan sebagai penerima pesan-pesan perusahaan.

Kegiatan berbasi digital ini menarik, ada postif dan negatif ketika perusahaan menggunakan media sosial sebagai media center perusahaan. Sebab perusahaan harus bisa melaksanakan manajeman informasi yang akurat dan harus siap menerima komentar warganet (netizen) tentang perusahaan.

Kajian ini merupakan kajian baru dalam dunia PR, khususnya menggunakan media sosial. PR lawas lebih sering menggunakan media massa sebagai channel, dalam memengaruhi perspektif publik.

Pada pembahasan ini, ada beberapa yang harus dipahami oleh seorang PR dalam pengelolaan informasi, menjalin relasi berbasis media sosial.

Digital Sistem Media Sosial

Digital Sistem Media Sosial merupakan sistem yang dibangun oleh perusahaan terkait tamplate, kesamaan tema, penggunaan warna, konsistensi desain dalam penayangan informasi di media sosial. Tidak sekedar itu saja, PR bekerjasama dengan orang yang mengelola media sosial dalam perusahaan biasa disebut dengan Digital Media, Social Media Specialist (setiap perusahaan bisa berbeda-beda dalam penyebutan).

Digital sistem ini, menunjukkan adanya keteraturan manajeman dalam mengelola informasi yang ditunjukkan oleh perusahaan kepada publik.

Biasanya tim digital media terdiri dari satu orang desain, satu orang yang mengelola media dan satu orang yang membuatkan narasi terkait inormasi yang ingin ditampilkan. Keberadaan tim media ini biasanya dalam perusahaan ada dibawah kendali PR, cenderung urusan-urusan bersinggungan intens dengan tim ini.

Tapi tidak bisa dipungkiri juga, ada beberapa perusahaan yang sudah menjadikan digital sebagai divisi khusus diluar kerja-kerja PR. Namun umumnya, perusahaan-perusahaan masih menemptakan digital media dibawah PR.

Digital sistem ini juga dapat sebagai bahan branding oleh perusahaan, dengan konsistensinya mempertahankan penempatan logo perusahaan, tamplate beserta warna dan kesatuan tema yang digunakan dari postingan awal sampai ke bagian akhir yang di posting. Contoh penggunaan media sosial pada kegiatan PR juga akan dilampirkan dibawah deskripsi ini.

Namun ada juga perusahaan yang menggunakan digital sistem, namun tidak menunjukkan kesamaan tamplate, penempatan logo tapi konten yang dibuat tetap rapi. Inti dari digital sistem media sosial ini adalah kerapian informasi dan kenyamanan steakholder melihat tampila yang dibuat oleh tim PR.

Kalender Media Sosial

Kalender media sosial disusun oleh PR, dalam jangka waktu satu tahun PR dalam penggunaan media sosial sudah harus tahu pada hari-hari besar peringatan untuk membuatkan ucapan selamat dan memperingati hari tersebut. PR menyusu hari dan bulan-bulan penting, perusahaan untuk mengucapkan peringatan agar dilihat oleh steakholder.

Kalender media sosial penting dibuat dalam bentuk list dalam aplikasi Microsoft Excel, agar kegiatan postingan juga teratur dan tim PR sudah bisa menyiapkan konten satu minggu sebelum konten tersebut di posting. Untuk postingan, tentu perlu ada persetujuan dari pimpinan oleh karenanya PR juga mengajukan konten setidaknya tiga atau empat hari sebelum konten di posting.

Kenapa penting persetujuan dari pimipinan? Karena berhubungan dengan nama baik perusahaan. Ketika ada kesalahan dalam memberikan informasi dan merugikan pihak lain. Pimpinan bersama PR bisa bertanggungjawab terhadap kinerja mereka.

Keuntungan PR juga bisa dilindungi, karena konten yang sudah disetujui pimpinan ditunjukkan dengan bukti saat pengajuan konten.

Pengaturan Waktu

Digital Sistem media sosial dalam kegiatan PR juga mengatur waktu kapan saja mereka akan memposting konten-konten yang ingin dibuatkan. Kebiasaan ini tergantung perusahaan atau PR menentukan waktunya, namun pada umumnya PR akan memposting saat-saat waktu  tayang utama (prime time).

Meski konten yang disediakan sudah bagu, namun tidak memperhatikan prime time akan berpengaruh kepada insight atau interkasi yang dilakukan oleh pelanggan melihat akun dengan like, komentar, tweet dan beragam cara agar konten yang ditampilkan menyangkut kepada steakholder.

Prime time untuk akun-akun media sosial di Indonesia, berikut waktu-waktu prime time.

Pukul 02.00 Pagi dan pukul 17.00, Pada hasil analisis ini mengatakan bahwa, pukul 02.00 dini hari menjadi waktu yang tepat karena, terdapat beberapa orang yang memilih untuk tidur larut malam. Nah, di sini mereka akan membuka Instagram terlebih dahulu sebelum benar-benar tidur. Terlebih lagi, di jam tersebut tidak terlalu banyak postingan yang muncul. Sehingga, orang akan lebih cenderung melihat konten milik perusahaan saja (Sari, 2019).

Tapi jam demikian tidak pada waktu jam kerja, tim PR lebih baik menyusun sesuai dengan jam kerja dengan mengatur waktu postingan agar bersamaa dengan jam kerja kantor. Prime time jam kantor adalah jam 09.00 pagi, jam 11.00 siang dan jam 17.00 sore.

Itu jika menerbikan konten instagram konsisten tiga kali sehari, kegiatan menerbitkan ini setidaknya bisa dua kali dalam sehari. Apabila dua kali sehari, postingan yang akan dihasilkan adalah sebanyak 60 konten, sedangkan jika postingnya tiga kali sehari akan menghasilkan 90 konten dalam waktu satu bulan.

Ini kembali lagi tergantung ke masing-masing perusahaan membutuhkan perbitan informasi dalam satu hari, minggu, bulan.

Penggunaan Hastag #

Dalam melakukan manajeman media sosial, PR juga harus menentukan konsistensi penggunaan hastag yang harus digunakan agar juga ikut muncul di postingan-postingan orang yang mengikuti hastag tersebut. Khusus di instagram, twitter dan facebook harus sudah mengerti menggunakan hastag yang bersinggungan dengan konten. Misalnya, sebuah perusahaan igin menerbitkan konten event perusahaan. Mereka bisa menggunakan hatga #event #perusahaan #namaperusahaan menyertakan dalam konten yang ingin dikirim.

Interaksi Digital

Interaksi dasar dari media sosial adalah terbentuknya jaringan antarpengguna. Jaringan ini tidak sekedar memperluas hubungan pertemanan atau pengikut di internet semata, tetapi juga dibangun interkasi antarpengguna tersebut (Nasrullah, 2017).

Satu konten yang sudah disebarluaskan di media sosial perusahaan, akan ditanggapi oleh netizen dengan beragam perspektif sesuai dengan tingkat pengetahuan mereka.

Digital sistem PR menggunakan media sosial juga berkaitan dengan interaksi publik dengan perusahaan, PR melakukan interksi digital dengan publik atau sesama perusahaan. Perusahaan yang baik dalam mengelola informasi, akan memerhatikan interkasi mereka dengan seluru steakholder. Baik itu interkasi terkait pertanyaan, testimoni, protes, masukan dan saran untuk terciptanya perusahaan lebih baik.

Revolusi kegiatan PR ini menjadi tantangan tersendiri saat terjadinya krisis dan citra yang kurang baik dalam penggunaan media sosial, kecermatan PR juga dituntut saat menjalankan media sosial sebagai salah satu media center perusahaan.

Daftar Pustaka

Nasrullah, R. (2017). Media Sosial. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.

Sari, N. M. (2019). https://hot.liputan6.com/read/3948863/ini-waktu-terbaik-untuk-posting-foto-di-instagram-agar-dapat-banyak-like.

Leave a Comment.